الخطة التنظيمية للمنتديات

بقلم
حسين أحمد سليم آل الحاج يونس

الخطة التنظيمية في المنتديات الثقافية الرقمية على إختلاف انواعها, والمنتشرة في الشبكة العالمية للمعلومات, هي عملية تنسيق وتفعيل الجهود الفكرية البشرية لجماعة ما, لتحقيق الهدف الأسمى البعيد للمنتدى. ولهذا فالتنظيم في المنتديات الرقمية ليس هدفا في حد ذاته, وإنما هو وسيلة ما لتحقيق أهداف هذا المنتدى. وقبل إنشاء وتأسيس المنتدى يقوم الرئيس الإداري له, وهو المنظم, باختيار التنظيم الذي يراه مناسبا لإدراة المنتدى والأفراد, ويقدم على وضع الخطة التنظيمية الإدارية الملائمة للمنتدى.

هناك عوامل عدة تتطلبها الخطة التنظيمية للمنتدى الرقمي, يجب ألا يغفلها الرأس المنظم, حتى لا يأتي التنظيم قاصرا في بعض جوانبه, مما يؤدي إلى الفشل الجزئي أو الكلي, وبالتالي إلى انهيار بنية المنتدى, ومن العوامل التي يجب أن تؤخذ بعين الإعتبار عند وضع الخطة التنظيمية للمنتدى ما يلي:

1 – العمل الجاد على دراسة الأهداف الفكرية والثقافية والعلمية البعيدة التي ينوي المنتدى تحقيقها من وجوده في أرجاء الشبكة العنكبوتية.
2 – دراسة منظومة المهام التي سيقوم بها المنتدى من خلال المنتسبين إليه.
3 – معرفة الحجم أو السعة للمنتدى, بحيث تكون وافية للحاجات المستقبلية والبعيدة المدى.
4 – تحديد المدة الزمنية لحياة المنتدى والمراحل التي يجب تحقيقها أو تنفيذها.
5 – معدل التغيير المنتظر في حجم المنتدى, لناحية الإنكماش والنمو ووضع الدراسة البديلة واللازمة لعملية التغيير.
6 – أهمية الوقت بالنسبة لإنهاء أعمال المنتدى والأسباب الموجبة لذلك حتى لا يفاجأ الأعضاء يوما بالتوقف المفاجيء.
7 – تحديد مكان عمل المنتدى لناحية التسكين بحيث تتأكد الضمانت اللازمة للإستمرار, وتحديد المركز الرئيسي للمنتدى والفروع التابعة له إذا ما وجدت, مثل: مركز تحميل الصور والملفات, قسم المدونات, قسم ألبوم الصور.
8 – الموارد الإقتصادية التي يحتاج إليها المنتدى, وسهولة الحصول عليها لضمان الإستمرارية, وبالتالي اختيار الأفراد على مستوى وقدر المنتدى ورؤاه.

أما فيما يتعلق بمنظومة الخطة الإدارية التنظيمية للمنتدى الرقمي, فيجب أن يراعى عند وضعها ظروف المنتدى, وتتكون من العناصر التالية:

1 – بيان الأغراض الفكرية أو الثقافية أو العلمية أو… التي يهدف إليها المنتدى وتحديدها بوضوح.
2 – تحديد الأعمال الرئيسية والنشاطات الثانوية التي يجب أن يقوم بها المنتدى كمنظومة بشرية متكاملة.
3 – تصنيف الأعمال التي يقوم بها المنتدى في مجموعات متناسقة, أو تجميعها في وحدات إدارية بحيث يوضح المهام المتشابهة أو المتكاملة في وحدة إدارية واحدة, ثم وضع الأساليب والإجراءات اللازمة للقيام بالعمل لكل وحدة أو قسم من وحدات وأقسام المنتدى.
4 – وضع مواصفات مفصلة للمهام وتحديد الصلاحيات بدقة, وعدد الأفراد اللازمين لأداء المهام الإدارية والإشرافية في المنتدى.
5 – تحديد سلطة ومسؤولية الأفراد اللازمين للقيام بمهام العمل, وبالتالي تحديد العلاقات المتبادلة بينهم.
6 – وضع خريطة تنظيمية توضح الإدارات والأقسام الرئيسية في المنتدى وخطوط السلطة والمسؤولية فيه.
7 – وضع دليل للتنظيم أو كتيب رقمي يتضمن جميع العناصر التي يتألف منها التنظيم ويكون في قسم خاص يتصدر قوائم بنية المنتدى للإطلاع والمراجعة من قبل العضاء والمنتسبين ولازوار والرواد.
8 – متابعة الخطة, أي الدراسة المستمرة للتنظيم وتكييفه تبعا لمقتضيات الظروف المتغيرة وتعديله مما يكفل التقدم المستمر للمنتدى ومواكبة التقنية والتطور.

والتنظيم السليم عنصر هام من عناصر الإدارة, وميزات التنظيم السليم يسهل القيام بأعمال المنتدى, ويساعده في تحقيق أهدافه المرسومة, كما انه يساعد في تحقيق أغراض أخرى هي:

1 – يسهل تحديد عمل كل عضو وتوضيح علاقة الأعضاء بعضهم ببعض.
2 – يسهل عملية توزيع مهام المنتدى على الأعضاء الإداريين والمشرفين الفنيين.
3 – يساعد في القضاء على الإزدواجية والتداخل في الإعمال.
4 – يسهل عملية تقييم أعمال الأعضاء, وذلك بإعطاء الرئيس الإداري القواعد والأسس العامة للتقييم بالتنسيق والتعاون مع الإداريين والمشرفين.
5 – يحدد عدد ونوعية الأعضاء المطلوبين للقيام بالعمل الإداري والفني, وهذا من شأنه ان يؤدي الى الإستفادة القصوى من جهود الأعضاء.
6 – يساعد عملية التنسيق بشكل يجعل جميع الأعضاء والوحدات الإدارية يعملون كمجموعة واحدة.
7 – يساعد على تحديد نوع التدريب المطلوب للأعضاء والرؤساء الإداريين حتى يرفع المنتدى من مستوى أعضائه وإدارييه ومشرفيه.
8 – يحسن من وسائل وعملية الإتصال بين إدارة المنتدى والأعضاء في جميع الأقسام.
9 – يساعد على تحقيق رقابة إدارية فعالة.
10 – يسهل عملية تفويض السلطة والصلاحيات بين الرؤساء والأعضاء على جميع المستويات.